隨著采購業的發展，企業將意識到，采購是一項涉及包括財務在內的各個部門的復雜流程，而惟有建立起統一、協調的采購機制，才能讓它成為企業經濟效益增長的強大動力。NCR、West Penn Allegheny Health System以及Avaya三家公司的經歷可以讓你了解這種統一的機制是如何煉成的。 

采購管理從來都不是一項受人重視的活動。它既不會像推出新科技那樣使人感到興奮，也不會像獲得了新的大客戶那樣使人感到滿足。然而在當今以縮減成本、提高生產力為重的商業環境中，高效的采購可以成為經濟效益增長的強大動力。 

毛瑟（Brett Mauser）就深知這一點。五年前，這位NCR公司全球采購部的主任碰到一系列的問題：堆積如山的文件、零散的系統、重復的申請流程和成本過高的采購模式。他說：“對于一個每年開支在33億美元，并在100多個國家開展業務的企業來講，改進機會數不勝數。” 

目前，NCR這家交易與數據存儲產品供應商已是效率方面的典范。通過將訂單管理、庫存控制、倉儲管理、合同管理、采購、商旅、應付賬款及其他活動融為一體，NCR實現了高度的透明性及責任制。

此外，公司使用的網上發票及電子數據交換（EDI）系統也使采購流程得以精簡。它70%以上的供應商現在都使用這種模式。由于改用網上發票，出具發票的成本從原來的每張14美元降低到了近似于零。與此同時，需進行復查或人工處理的發票數量從70%大幅下降到20%。 

建立閉合回路的采購系統 

上世紀90年代開始引入的網上采購將商品目錄移上了網絡，并開創出一種更高效的采購模式。但不幸的是，正如市場調研機構Forrester Research的副總裁兼調查分析師巴特爾斯（Andrew Bartels）所說，“許多購買了第一代采購系統的公司未能實現它們所期望的成本縮減。”

許多此類系統雖然幫助企業鞏固了與供應商的關系，并使買方更好地遵守規定，但它們沒能很好地將所有涉及采購的企業系統融為一體。他補充說：“要企業對整個流程照顧得面面俱到是不可能的。” 

這種情況正在改變。現在，許多系統都是一個閉合回路，能提供關于采購活動的全面情況。它們也幫助企業規范流程，使工作更加順暢。埃森哲的供應鏈業務高級經理布羅索（Chris Brousseau）說：“采購業正在不斷地變化。

現在，有效地運用采購系統可以為整個企業帶來巨大的收益。”巴特爾斯對此表示贊同，他說：“企業正在逐步意識到，采購并不僅僅依賴某項單一的技術或流程。這是一個涉及多項重要活動的復雜流程。” 

要建立統一協調的采購系統，企業需要來自包括財務在內的各部門的投入。企業不僅應選擇可以將不同的采購活動融為一體的系統，還必須利用可以提供報告及分析結果的工具。當企業可以審視數據，并將數據輸入系統時，就能更好地做出決策，并實現只有現在才能實現的改進。 

NCR在開始向統一的采購系統過渡時獲得了這些教訓。麥肯錫對NCR的運營所做的詳細分析顯示，NCR在世界各地有超過50個出自甲骨文的網上采購系統，而每個系統都采取不同的模式進行采購。

為了精簡系統，NCR轉而使用單實例的甲骨文11i采購系統，并使其與應付賬款及財務軟件掛鉤。NCR還接入了一個170系統公司提供的財務交易模塊。最后，它建立了一套標準化的六步流程來處理采購交易，并且定下了采購的四個方式：采購定單、商旅卡、采購卡以及經特殊設計的、由物料采購總監控制的流程。 

結果怎么呢？該系統使NCR的年開支減少了7%。除了廢除紙張發票與購買定單外，公司還將供應商的數量從28,000家減少到了10,000家，協商獲得了更便宜的進貨價格，并改善了其現金流。

毛瑟說：“通過審視與供貨商達成的協議，以及系統處理過的付款，我們就可以查知每天尚未付清的應付款。”這點進而幫助NCR從供貨商那里獲得更好的付款條件。 

然而這其中的收益遠不止直接的成本縮減。NCR獲得的這個新的強大的分析工具還有規范及預測現金流的功能。毛瑟說：“我們現在和財政部緊密合作，預測各國的現金需求。

在滿足采購需求時，我們能夠避免貨幣在各國間流通，從而也避免了因此而帶來的成本。我們現在也有能力改進對增值稅相關交易進行的報告，并收回我們過去遺漏的稅款。” 

報告及分析工具的應用也令采購價格變得更加規范。例如，NCR的一個供貨商對NCR的五個不同的部門采取了不同的定價機制。

毛瑟說：“當分析工具顯示出這一差異后，我們就向對方指出，我們在購買同一種商品時付了不同的價錢。由此我們統一了開支，并將成本縮減了20%。”

Forrester機構的巴特爾斯說，通過更好的采購協議，以及大量訂貨所獲得的折扣，高效的采購方式可以將成本縮減5%至20%。

廢除紙張化采購和繁復的流程也能給企業帶來兩位數的收益。盡管衡量因報告及分析改進而帶來的資金收益比較困難，但獲悉現金流與付款條件等情況會帶來實質性的收益。 

讓采購像去雜貨店購物一樣簡便 

另外一家逐步轉向閉合回路采購系統的企業是West Penn Allegheny Health System，這是一家擁有六家醫院、兩千多張床位的非贏利性機構。過去，管理人員、護士等為了采購用品，都會在每天下班時檢查清單。公司副總裁津巴（David Zimba）說，這一系統速度緩慢，而且易出錯。 

West Penn Allegheny Health System意識到自己需要有更先進的系統，才能管理好其價值3.5億美元的供應鏈，并確保藥品不間斷供應。 

因此，公司在其所有設施中安裝了電子存儲柜。現在，每當護士或其他人需要物品時不管是藥品還是手術用具他們都會通過指紋掃描登錄系統，根據拿出的用具輸入相關的信息，然后再關上電子存儲柜。存儲柜會自動將這些信息傳送到一個由麥克森公司（McKesson，醫藥衛生公司）安裝的物料管理系統。

每天下班后，該物料管理系統都會自動將定單發送給對應的供貨商。通過使用電子存儲柜，West Penn Allegheny Health System將其再次采購同樣物品的步驟從20步縮減到6步，并將補充存貨的準確率從70%提高到了99%。津巴說：“現在，專業醫護人員有更多的時間來解決病人的需求和處理醫護方面的問題。” 

該物料管理系統也幫助West Penn Allegheny Health System在管理上獲得了巨大的收益。目前，90%的采購定單都通過電子數據交換（EDI）的方式發出，由此取代了紙張操作，加速了采購流程。公司還利用它對采購定單、發票和收據進行匹配。

津巴說：“我們大大減少了數據不符的情況。公司的記錄現在更清晰、更準確了。更多采購干貨關注采購幫微信公眾號 在安裝系統之前，采購經理們終日埋頭于成堆的Excel表格中。而現在，這些數據都可以從儀表盤中獲取，采購經理們可以從中選取所需要的具體信息。”

目前約有84%的采購活動都通過這個采購系統進行，而在2004年前只有50%。但是，West Penn Allegheny Health System還是在特定的情況下保留了紙張化的采購流程。

如果某個物品或者供應商沒有被收錄在公司含有130,000件物品的數據庫中，系統就會強制要求這一采購活動通過紙張化流程來進行，并要求部門主管或更高層的主管審批該采購活動。津巴說：“通過紙張操作的采購流程還存在，是因為有人可能需要購買沒有收錄在數據庫中的物品。” 

這是一個帶來巨大收益的項目。津巴說：“這個系統幫助我們提高了購買力，并通過鞏固與供應商的關系而降低了成本。我們可以檢查關于供應鏈的數據，包括合同管理、競價與談判，以及全局管理。”

這個不斷發展的采購項目幫助West Penn Allegheny Health System在其供應鏈中直接降低了7,500萬美元的成本。 

通過促進系統向精簡協調的方向過渡，財務部門在整個流程中起到了關鍵的作用。現在，整個公司使用統一的總賬、統一的術語和交易代碼。

津巴說，“我們現在已經不再有不同的部門以不同的名義來訂購同樣的產品。所以我們確確實實地知道我們在買什么，買多少，要花多少錢。我們建立了一個精簡的采購系統，使采購變得像去雜貨店購物一樣簡便、直接。” 

積極將采購流程外包 

埃森哲的布羅索說，財務部門也能促進采購流程在責任制及審計方面有所改進。他說：“實用而高效的業務控制是必不可少的。”但在設計流程和操作規程的時候須謹記，采購不應該是一個復雜的過程。

他補充說：“采購方案最重要的一點，就是要使終端用戶能盡量方便地完成需要完成的事情，也就是要使他們能盡量方便地從簽了合同的供應商那里買東西。” 

隨著采購方案的設計及維護變得越來越復雜，有些企業轉而依賴外包，以此減少開銷，降低IT成本。布羅索指出：“與供應商商定協議，執行系統、流程，以及控制運作成本，這些活動都可能極具挑戰性。”

雖然有些企業只外包部分環節，例如網上采購系統技術或合同管理，但也有一些企業全盤外包整個采購運作。 

生產網絡及電信產品的Avaya就是一家積極將采購流程外包的企業。這家從朗訊分離出來的企業選擇使用“ICG商業系統”來管理所有事務從目錄和內容聚合，到自動化和工作流工具，都通過一個網上界面來完成。超過17,500名用戶通過Avaya的網上界面系統輸入采購信息，接著ICG商業系統就建立一個采購定單，找到合適的供應商，并進行采購。 

Avaya的高級采購經理西西利亞諾（Joe Siciliano）說，在過去的兩年間，公司將系統的利用率從不到40%提高到近97%。此外，在某些領域，Avaya遵守采購條例的比例從大約40%提高到近90%。

ICG商業系統會對不符合需求標準的待購物品做出標記，并判斷是否有可能從更好的供應商處購買這個物品。這項服務使公司的成本降低了10%到15%。西西利亞諾說：“我們改進了內部流程，取消了紙張化操作，并通過從更好的供應商處享受折扣，而獲得更優惠的價格。” 

巴特爾斯說，不管采取什么方式，只要將采購、運作和財務系統結合起來通常是通過運用ERP就能帶來巨大的收益。采購可以給企業帶來的益處遠不止開支的節省，它還可以通過多種因素來測評供應商的情況，例如通過價格、可靠性、可用性、服務及支持等。他強調說：“這會使企業變得更有競爭力、更靈活。” 

通向世界級采購流程的六個步驟 

我們來看看財務部門可以在開發一個更有效的采購系統中發揮什么作用。 

1．將運營系統與財務系統結合起來。Forrester Research的副總裁兼研究分析師巴特爾斯說：“成功的采購流程并不是建立在單一技術的基礎之上的，它是一個復雜的流程。”只有將包括總賬在內的各系統連接在一起，才可能最大限度地節省成本，提高效率。 

2．設計支持技術的流程。埃森哲的供應鏈業務高級經理布羅索說，如果前期不做好充分的研究和計劃，即使是最好的系統也會令人失望。他說：“必須保證用戶所需要的功能都齊全，而且工作流程能給員工制造進步的機會。” 

3．制定統一的術語和交易代碼。當企業用一套統一的代碼，將其商品目錄、數據庫及索引全部融入一個體系后，便能促使采購及定價流程變得精簡高效，并能使企業獲悉各種開銷及使用物品的情況。 

4．在不造成系統過于累贅的前提下，保證充分的審計及限制性規定。在建立控制及審計能力方面，財務系統應起到關鍵的作用。但若系統過于復雜，會使流程陷于癱瘓，并且阻礙員工完成其需要完成的事務。巴特爾斯說：“必須要兼顧各方面的平衡。” 

5．充分利用分析工具。有一些分析應用工具可以提供關于交易及買家的信息，例如銷售等級、市場表現及質量。這些做法帶來的益處遠不止成本的節約。采購流程可以影響到企業的各個角落，并帶來指數級的收益。 

6．處理好因變革而帶來的種種問題。ICGCommerce（采購外包服務供應商）的外包副總裁吉爾羅伊（Jason Gilroy）說：“采購關系到企業內的許多人，而大面積地改變采購模式可能會破壞與供應商之間的長期關系。”他說，必須清楚地告訴員工，管理層是充分支持變革的，還要讓員工理解變革的原因，以及這些變革對企業的益處。