在不同的企業里，物料采購員的崗位職責可能各不相同。

在某些高大上奢侈品時尚企業里，采購員負責全球買買買，滿世界出差，出入高檔餐廳會所，走上了采購的人生巔峰。

而在另外一些企業里，采購負責幫老板同事買各種各樣的東西，大到機器設備，小到辦公文具，有時候還要去倉庫收貨，工作辛苦不說，還經常受到埋怨。

在本篇中，我們探討的物料采購員指的是根據ERP系統的信息提示，給供應商下達采購訂單的角色，并不涉及到供應商和產品的開發過程，是比較偏計劃類的采購崗位，而不是偏商務的工作。

一、工作職責的范圍及內容

1.發送預測信息。

預測信息來源于主計劃，一般的流程是銷售市場負責數據輸入，經過系統處理之后，采購員從ERP系統中導出預測數據，經過簡單整理后，發送給關鍵供應商。

由于有些供應商采購量很小，金額占比不到1%的，可以每月發一次預測，不用頻繁發布預測信息，以減少雙方的工作量。

2.定期和供應商溝通。

預測發出后就完事兒？采購員還要與內部的生產計劃和外部的供應商定期進行溝通。

對于內部來說，采購員要向生產計劃了解客戶需求是否有大的變動。如果有的話，需要根據BOM查詢涉及到的相關原材料，并及時了解庫存是否可以滿足需求。

由于每個采購員對應著N家供應商，成千上萬種SKU，很難對每顆物料的預測變動情況都跟蹤到位，因此需要供應商積極主動地來反映數量上的異常波動，比如預測和上期數量相比漲幅超過了30%，預測和實際訂單數量相比減少了30%。

供應商會仔細檢查每顆料的預測數量，采購員需要做的就是經常和供應商進行溝通，鼓勵他們把發現的數量異常情況說出來。

當自家的訂單量增加的時候，采購員也需要主動告訴供應商們，讓他們做好準備，來應對突然增量的采購訂單。

如果供應商能滿足訂單要求數量是最好的，如果不能，就需要了解供應商的實際最大產能數量，然后做下一步的調整工作。

溝通是很有必要的，而且是雙向的，我們進行溝通的目的只有一個，那就是消除意外的驚喜。

“No Surprise”，是采購員應該奉行的準則。

3.創建采購訂單。

采購員應該根據什么來下訂單，是憑借個人的喜好，或是標準的操作流程？答案顯然是后者。

隨著ERP等信息系統的廣泛使用，越來越多的采購員都是根據系統提示的數量進行下單。

如果系統中的需求數量、庫存數量和前置時間等參數都是正確的，那么做出來的訂單是足以保障物料供應，同時能夠控制庫存在合理的范圍之內。

當然采購員還不能放松警惕，有的時候系統數據會出錯，比如庫存數量與實物數量不一致，或是參數修改了卻沒有在系統里更新，這些都會導致物料短缺或是溢出。

在這些情況下，有經驗的采購員會抓出有問題的物料，然后進行手工調整，并在系統中修正參數。

4.跟蹤訂單整個過程。

物料采購負責的是從下單開始，直到貨物抵達倉庫的全部過程。

供應商在收到訂單后能不能按時足量交付呢？

首先我們就要得到供應商的承諾回復，反饋給客戶能或不能履約交付，這是訂單跟蹤的第一步。

如果供應商回復不能按照訂單上的要求交付，采購員就需要進一步溝通：

• 未能交付的原因是什么？

• 按照規定日期可以交付多少數量？

• 是否可以進行分批出貨？

• 什么時候可以把訂單上的數量交齊？

得到了回復信息后，采購員需要在系統里核對，是否可以接受新的交付時間數量，是否會對生產排程造成影響？

如果內部可以接受供應商的提議，那么采購員就需要和供應商最終敲定一個新的到貨時間數量，最后在系統里做好備注。

我們還需要記住一點，以上這些是建立在供應商信守最初的承諾基礎上的，如果對方過了段時間“變卦”了該怎么辦？

說好的數量達不到，約定的發貨日要往后延期，這些都是可能發生的事情。

每個采購員需要對供應商建立個“信用賬戶”，每次都能按時足量交付的，那么信用程度會累計增高，不需要花太多精力在反復確認交付上面。

而對那些經常不能按照承諾出貨的供應商，采購員需要額外打起120分的精神，時刻留意著對方的情況，直至最后確認了出貨數量，得到了物流運輸憑證后才能放下心來。

在供應商出貨以后，采購員還需要跟蹤貨物的運輸狀態。現在信息技術越來越發達了，承運商可以提供TMS軟件服務，Track & Trace每一票貨物的狀態，幫助采購員節省下大量查詢的時間。

5.緊急缺料的處置。

在工作中總會遇到各種意外情況，采購也是如此。再好的計劃，也敵不過各種突發意外，導致原材料短缺。

缺料了就不能按照計劃生產，還會影響銷售業績。在這種情況下怎么辦？趕緊聯系一下供應商，了解他們家有多少成品庫存，就是已經生產好了，放在倉庫里，只等打包后就可以發走的那種。

采購員問清楚了數量，趕緊下一張緊急訂單，通知供應商送貨。訂單發完了，還要再和供應商確認一下出貨的時間和運輸方式。

既然是緊急的訂單，運輸方式上也要加急，普通的運輸多數是不行的，平常用物流的，這次可能就要發快遞了，甚至是空運。

采購員還要和運輸公司協調好，確認貨物抵達倉庫的時間點，能夠趕得上生產排產。如果生產線真的停了，也要盡力補救，把停線損失控制在最小。

6.與供應商及時對賬。

供應商想要收到貨款，一般都需要準備好這三套材料，訂單、發票和收貨憑證。

訂單是采購下達的購買合同，是供應商送貨的依據。在貨物送到了倉庫完成清單后，倉庫應該交給供應商一份簽收回執，確認收到貨物的品項數量。

最后供應商根據合同中定義好的價格，根據實際收到的貨物，來開具發票，交給客戶的財務，準備收回貨款。

為了提高付款流程效率，有的時候采購員需要幫助供應商整理相關文件，并提前做好對賬的工作，這樣就可以避免在財務核對過程中的延遲，幫助供應商及時收到貨款。

7.控制原材料庫存。

庫存控制是采購員一項必備的指標。庫存要控制在合理的范圍內，既不能過多，也不能引起缺料。

有一個公式可以計算出我們需要的最大庫存量：

最大的庫存量 = （二次訂貨間隔天數 + 前置時間） X 平均每天的需求用量 + 安全庫存

而每次需要訂貨的數量是在最大庫存量的基礎上，減去庫存和在途數量，公式如下：

訂貨數量 = （二次訂貨間隔天數 + 前置時間） X 平均每天的需求用量 + 安全庫存 （庫存數量 + 在途數量）

由此可以看出，訂貨間隔時間、前置時間、平均需求用量、安全庫存，這些參數決定了庫存數量上下限區間。

采購員需要根據自家實際情況制定合理的參數，不斷尋找可以優化庫存的空間，降低庫存的總持有成本。

8.交付問題及時反饋。

面對供應商不能按時足量交付的問題，采購員應該首當其沖去解決困難。我們總會遇到一些不愿意配合的供應商，采購員在嘗試講道理后依然無效，這個時候就需要請主管經理和尋源采購同事出面了。

需要注意的是，當采購員遇到難題時要及時舉手尋求支援，不要拖延到最后，變成無法善后的爛攤子局面。

但如果是自己就能解決的事情，就不要輕易地去搬動救兵，會給人造成一種什么事情都搞不定的印象。

二、與供應商溝通時注意要點 

中國傳統商業文化思想中，客戶往往處于比供應商高一等的地位（偶爾也會有店大欺客的情況），但平心而論，兩者關系應該是平等的。

即使作為客戶，采購員在日常溝通中也要尊重對方，時刻注意溝通的禮儀。要知道供應商討好采購員，可能僅僅是因為后者所處的平臺和手上的權力。

在明白了這點以后，采購員就會知道自己的分量，也能更好地與供應商進行高效的溝通。

1.培養良好溝通習慣。

在與供應商交流過程中，需要培養起雙方良好的溝通習慣，比如下單以后，采購員沒有收到供應商的回復確認，就要告知對方及時回復、許諾訂單。

幾次溝通下來，供應商就能培養起及時回復的好習慣，讓雙方的合作更加順暢。

2.提供力所能及幫助。

在供應商遇到困難時，適當的給予協助。采購員及時整理付款單據，協助供應商在發票到期日前拿到相應貨款，可以維護客戶企業良好的信用形象。

一些平時不起眼的小事，都可以為采購員的人緣加分，將來需要供應商配合的時候，對方也會投桃報李。

3.多多鼓勵保持激勵。

對于交貨表現好的供應商，平時多給予口頭和郵件上的鼓勵。對于交貨表現有顯著進步的供應商，還可以頒個最佳進步獎，激勵對方保持良好穩定的交付表現。

物料采購員的工作并不復雜，只要有基本的數據分析能力和溝通技巧的人都可以擔任。把簡單的事情重復做，重復的事情用心做，這也許才是采購工作真正的難點。