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如何更好地管理維護供應商關系?或許應該使用這種方法

[羅戈導讀]如何更好地管理維護供應商關系?

一、績效評估應該是單向的?

很多公司都有對供應商的評估績效體系,主要考核交付、質量和成本等方面的表現。但是這些考核往往是單向的,也就是只有客戶考核供應商,而后者卻沒有反映情況的渠道。

在簽訂合同的時候,一般用甲方、乙方來代表客戶和供應商,從中國古代的天干地支歷法中,甲排名第一,乙在甲之后,這似乎就暗示著客戶的地位就應該高于供應商,后者只能接受前者的要求。

對于客戶來說,衡量供應商的績效表現可能就足夠了,特別是客戶處于強勢地位的,供應商對大客戶應當言聽計從。

但總有另外一些供應商,如體量大于客戶的,或是貿易金額占其營收比例很小,他們認為雙方的合作意愿是關鍵,而不是生意規模。

因此,傳統的甲方主導合作模式并不管用。如果要使雙方合作關系更有效,那就需要了解客戶在關系中的表現,也就是從供應商的角度來評估審視客戶,從乙方視角衡量甲方。

這一層面的關系經常被忽視,一些客戶已經習慣于這種思維模式或是心態,比如“供應商是為我們服務的”或”供應商可以吸收這個成本”等。

然而,世界上沒有完美的客戶,他們的“不良”表現可能會影響雙方的關系,更糟糕的是,客戶可能會有意無意地漠視這種情況,除非供應商對雙方關系很有信心,關系很深,否則他們很少會提出這些問題,因為這是在質疑和否定客戶,可能會損害彼此的關系。

雖然嘴上不說,但不表示供應商會被動接受一切。受到壓迫時,供應商會做出自保行為,他們可能會做出一些安排來分攤、彌補客戶的單邊主義行為的費用,所有這些增加的成本,最終也會讓客戶為之買單??蛻舻牟患驯憩F只會阻礙雙方關系的發展。

二、具體有哪些“不佳”表現?

一些所謂的“不佳”表現并非客戶中的個別人有意為之,而是由組織的復雜度、精細化分工和KPI考核制度造成的。

隨著公司規模的擴大,組織內部分工越來越細,采購分為了尋源sourcing和計劃planning,另外還有許多的職能,把業務分割成塊,各自運營自己的那部分。

隨之而來的就是客戶的行政管理和溝通成本會增加,具體反映到供應商管理中,主要的問題點會體現在以下方面:

1.溝通不暢。

精準溝通至關重要。客戶公司的規模大了,發聲音的人多了,難免會有相互矛盾或遲到的溝通。今天采購部提出一項要求,明天質量部又有新的指示,再往后財務又拿出了新的規定,供應商應接不暇,如果這些指令中有相互沖突的地方,真不知道該聽誰的了。

2.預測不準確。

幾乎所有的供應商都會吐槽這點,客戶也通常有苦難言。預測是從客戶的客戶那兒來的,如果源頭信息出現偏差,再加上“預測都是錯的”天然屬性,在傳遞過程中肯定是“copy要走樣”。

3.訂單推遲和取消。

正式的采購訂單具有合同的效力,跟合同沒什么兩樣??蛻粲捎谀撤N原因,比如2020年新冠病毒疫情爆發之初,被迫推遲甚至是取消訂單,這種情況屬于不可抗力,能夠被供應商接受。但如果是因為客戶自身原因,如銷量不佳,想要推遲或取消訂單,必定會遭到供應商反對。

4.中高層人員變動和復雜的人際關系。

在企業里都是職業經理人制度,說白了就是打工人。“鐵打的營盤,流水的兵”,人事變動是很正常的,但每次換人都會給供應商造成些許影響,要重新去適應新人的風格。

另外大企業里的人際關系復雜,各個部門之間,部門內部之間勾心斗角的內耗數不勝數,而有時候還會連帶著讓外部供應商為之買單。

5.缺乏靈活性或不切實際的要求。

客戶企業里,決策者和實際執行者可能是兩撥人,比如財務部制定了新的規定,要一刀切式地執行新的付款政策,真正執行的是采購部,供應商情況不一樣,有些強勢的企業拒不接受,而采購夾在中間相當為難。

6.付款方式

這也是供應商吐槽客戶最多的地方。付款從60天,變成90天,然后是120天。。。這還沒完,承兌匯票了解一下。這些在逾期付款面前都不是事兒了。更絕的還有用實物抵貨款,有個別的整車廠用汽車抵零部件供應商的貨款,后者秒變4S店。

7.其他

由于客戶內部原因給供應商帶來的行政上的負擔,如審計問卷,新的供應商管理系統等。

三、如何改善?

對于供應商管理中遇到的問題,客戶需要聽取供應商的反饋,采用雙向衡量表現的方法,這能幫助客戶提升整個供應關系管理中的有效性和結果。管理是一門藝術,以下有幾個技巧供大家參考。

1.讓供應商說出真實想法。

雙向衡量系統的設計必須給供應商發言權。簡單地發送一份問卷,要求供應商對客戶的表現進行評價,恐怕你很難得到有價值的反饋,因為供應商可能只會說出客戶想聽到的東西。如“給我們的整體合作關系打分”,這樣的問題不太可能讓供應商說出心里話,因為實話實說的結果就會導致評分很低,而這會引發一系列問題。

過低的分數意味著客戶的某些人工作沒做到位,接下來就是要改善這些情況,把分數提上去。公開這些問題可能會導致供應商要爆料,點出具體負責人的問題,而有些矛盾是客戶公司制度引起的,并非是個人原因,比如說付款周期,不是某個采購經理說了算了。

因此,雙向衡量必須給供應商發言權,同時打消他們的后顧之憂,客戶想聽到真實的供應商反饋,而不是敷衍走個過場。

2.讓供應商提出合理化建議。

最好的溝通方式是雙方面對面交流,如果雙方已建立起了互相信賴的關系,可以暢所欲言。但受制于成本的因素,客戶不可能與所有的供應商都進行當面交談,因此客戶需要以集中的方式,征集供應商關系的信息。

問卷調查是很好的工具,有效反饋的關鍵在于仔細設計的問題,應使用一些積極的、有建設性的提問。這會凸顯出一些問題,但要避免指責或是會讓對方難堪的情況??蛻艨梢允褂谩笆裁捶椒〞刮覀兊臏贤ǜ行??”或是“我們怎樣才能更有效地合作?”此類的問題,可以激發供應商提出合理化建議。

這種類型的提問不需要量化,但需要解釋細節,在總體上可能更有效果,并打開了討論持續改進的話匣子。從這里開始,雙方才能夠致力于共同制定KPI,衡量彼此關系,實現共同進步的目標。

傳統的供應關系管理只側重于對供應商績效的衡量考核,但是單向評估存在著一些隱患,客戶難以了解到供應商的真實想法,直到雙方合作徹底掰斷時才追悔莫及。廣開言路,聆聽合作伙伴的合理意見,這是在充滿不確定性時代中的生存之道。

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